Tự kiểm tra PCCC tại cơ sở: chủ cơ sở phải làm gì, bao lâu một lần

Rất nhiều chủ cơ sở nghĩ “kiểm tra PCCC” là chuyện của đoàn kiểm tra: khi nào có giấy báo thì dọn dẹp, còn lại thì thôi. Cách hiểu đó làm mất tiền oan, vì pháp luật quy định chính chủ cơ sở phải tự đi kiểm tra cơ sở của mình theo lịch cố định, và phải giữ lại giấy tờ chứng minh đã làm.

Bài này viết cho chủ cơ sở — chủ doanh nghiệp, chủ xưởng, chủ cửa hàng, chủ nhà kho, chủ quán — chứ không phải cho kỹ sư PCCC. Em cố gắng nói bằng tiếng Việt thường, số hiệu điều khoản thì để ở dòng ghi chú nhỏ cuối mỗi mục, ai cần tra thì tra. Gặp từ lạ, xem mục giải nghĩa nhanh ở cuối bài.

Toàn bộ quy định về tự kiểm tra hiện nằm ở Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Đây là văn bản anh/chị nên tải về một bản để trong máy.

1. Cơ sở của anh/chị có phải tự kiểm tra không? Trả lời 3 câu là ra

Đây là bước phải làm trước mọi thứ khác. Cùng một việc “tự kiểm tra”, nhưng cơ sở này 6 tháng một lần còn cơ sở kia 1 năm một lần, nộp báo cáo cho hai nơi khác nhau, vào hai thời hạn khác nhau. Trả lời sai câu này là làm sai cả năm.

Câu 1: Cơ sở có tên trong danh sách Nhà nước quản lý về PCCC không?

Nhà nước không quản lý mọi địa điểm kinh doanh. Có một danh sách các loại hình bị quản lý về PCCC, dân trong nghề quen gọi là “Phụ lục I” — đó là Phụ lục I kèm theo Nghị định 105/2025.

Danh sách này liệt kê theo loại hình và quy mô: nhà máy, kho hàng, chợ, trung tâm thương mại, khách sạn, nhà hàng, trường học, bệnh viện, chung cư, nhà ở kết hợp sản xuất kinh doanh… mỗi loại kèm một ngưỡng riêng: diện tích, số tầng, số người thường xuyên làm việc, hoặc khối tích — tức thể tích nhà tính bằng mét khối, lấy dài × rộng × cao. Cách tra nhanh nhất là mở danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC, tìm đúng dòng loại hình của mình rồi đối chiếu quy mô thật của cơ sở.

Một cảnh báo hay dùng được: nhiều loại hình sản xuất bị ghi tên vào danh sách không kèm điều kiện diện tích nào cả. Nghĩa là cơ sở 200 m² cũng bị quản lý y như cơ sở 2.000 m². Đừng suy đoán “mình nhỏ chắc không ai để ý” — hãy tra thật.

Câu 2: Cơ sở có nằm trong nhóm “nguy hiểm về cháy, nổ” không?

Trong số các cơ sở bị quản lý, Nhà nước lọc tiếp ra một danh sách con gồm những cơ sở nguy hiểm hơn, gọi là “Phụ lục II”. Danh sách con này lại chia làm Nhóm 1 (quy mô lớn hơn, nguy hiểm hơn) và Nhóm 2.

Vào được Phụ lục II thì nghĩa vụ nặng lên rõ rệt: tự kiểm tra định kỳ dày gấp đôi, nộp báo cáo hai lần mỗi năm thay vì một, và nộp cho cơ quan Công an chứ không phải cho xã/phường.

Câu 3: Nếu không thuộc cả hai danh sách trên thì sao?

Vẫn phải tự kiểm tra — nhưng chỉ ở mức thường xuyên. Quy định về kiểm tra thường xuyên phủ cả nhà ở, nhà ở kết hợp sản xuất kinh doanh và công trình đang thi công, không riêng gì cơ sở có tên trong danh sách quản lý.

Nếu cơ sở của anh/chị là nhà ở kết hợp buôn bán, sản xuất nhỏ — loại hình phổ biến nhất ở Việt Nam — thì đọc thêm bài chuyên riêng cho nhóm này: hướng dẫn tự kiểm tra an toàn PCCC cho nhà ở kết hợp sản xuất, kinh doanh.

Ba câu trả lời gộp lại thành bảng này

Việc làm được ngay hôm nay: mở danh mục cơ sở thuộc diện quản lý, tìm dòng loại hình của mình, ghi kết quả ra một tờ giấy dán ngay trong tủ hồ sơ: “Cơ sở thuộc Phụ lục ___, nhóm ___. Tự kiểm tra định kỳ ___ tháng một lần. Nộp báo cáo trước ngày ___.” Cả năm sau chỉ cần nhìn tờ giấy đó.

Căn cứ: Phụ lục I và Phụ lục II kèm theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP; điểm đ khoản 2 Điều 13, khoản 1 và khoản 2 Điều 14 Nghị định 105/2025/NĐ-CP.

2. Hai loại kiểm tra rất hay bị lẫn

Đây là chỗ sai nhiều nhất khi đoàn đến làm việc. Chủ cơ sở đưa ra một xấp phiếu kiểm tra hằng tháng và nghĩ thế là đủ, nhưng đoàn vẫn ghi tồn tại “chưa thực hiện tự kiểm tra định kỳ”. Vì đó là hai việc khác nhau, có mẫu giấy khác nhau.

Còn một loại thứ ba nữa: đoàn kiểm tra của Nhà nước

Đây là loại mà anh/chị hay nghĩ tới đầu tiên, nhưng nó không thay thế việc tự kiểm tra. Nhà nước cử đoàn đến theo lịch riêng: cơ sở Nhóm 1 khoảng 1 năm một lần, Nhóm 2 khoảng 2 năm một lần, cơ sở chỉ thuộc diện quản lý mà không thuộc nhóm nguy hiểm cháy nổ thì khoảng 3 năm một lần, do UBND cấp xã thực hiện. Ngoài ra còn kiểm tra đột xuất, không báo trước.

Một trong những việc đầu tiên đoàn làm là hỏi xem sổ tự kiểm tra. Nếu muốn xem một buổi làm việc với đoàn diễn ra thế nào trên thực tế, bài kiểm tra PCCC tại xưởng gỗ mô tả khá đầy đủ, dùng tham khảo được cho nhiều loại hình khác.

Nhớ một câu này thôi: tự kiểm tra thường xuyên là việc hằng tháng, tự kiểm tra định kỳ là việc nửa năm hoặc một năm, hai việc phải có hai bộ giấy tờ riêng. Làm đủ loại này mà thiếu loại kia thì vẫn bị ghi tồn tại.

Căn cứ: điểm đ khoản 2 Điều 13; khoản 1 và khoản 2 Điều 14 Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Mức phạt: khoản 3 Điều 10 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.

3. Ai đi kiểm tra — chủ tự làm hay giao cho người khác

Luật cho anh/chị hai lựa chọn, và cả hai đều hợp lệ:

• Cách 1 — chủ cơ sở tự đi kiểm tra. Phù hợp với cơ sở nhỏ, ít người, chủ có mặt hằng ngày. Không cần làm giấy phân công cho ai cả.
• Cách 2 — ra quyết định hoặc văn bản phân công một người cụ thể. Phù hợp với cơ sở đông người, nhiều ca, chủ không có mặt thường xuyên. Phải bằng văn bản — nói miệng thì khi đoàn hỏi không có gì để đưa ra.

Chọn ai đi kiểm tra?

Đừng chọn theo chức vụ, hãy chọn theo bốn tiêu chí này:

• Nắm rõ hoạt động của cơ sở — biết chỗ nào có hàn cắt, chỗ nào chứa hàng dễ cháy, ca đêm ai trực.
• Hiểu biết cơ bản về PCCC — biết bình chữa cháy loại nào dùng cho đám cháy nào, biết đầu báo cháy làm việc ra sao.
• Biết cơ sở đang có những hệ thống kỹ thuật gì và chúng nằm ở đâu.
• Đã được cơ quan có thẩm quyền tập huấn nghiệp vụ theo đúng quy định — mục dưới nói rõ tập huấn ở đâu.

Người được phân công phải tập huấn ở đâu?

Chỗ này nhiều người làm sai vì gọi nhầm nơi. Quy định phân rất rõ:

Về thời lượng, người được giao đi kiểm tra PCCC trong cơ sở học nhiều hơn người thường: 24–32 giờ cho lần huấn luyện đầu, 8–12 giờ cho mỗi lần bồi dưỡng hằng năm. Chủ cơ sở là người phải đứng ra tổ chức và chi trả cho việc này.

Ba lỗi về con người bị phạt nặng nhất

Văn bản quy định về tự kiểm tra nên ghi những gì

Nếu cơ sở của anh/chị chưa có văn bản này thì nên làm một bản, dài chừng một trang, ký một lần dùng cả năm. Nội dung tối thiểu:

• Thời gian: kiểm tra thường xuyên vào ngày nào hằng tháng (ví dụ: ngày 25 hằng tháng); kiểm tra định kỳ vào tháng nào.
• Phạm vi: kiểm những khu vực nào, khu nào kiểm dày hơn.
• Hình thức ghi nhận: dùng phiếu tự kiểm tra hay biên bản; ai giữ; lưu ở đâu.
• Phân công: ai đi kiểm, ai ký duyệt, ai chịu trách nhiệm khắc phục tồn tại.
• Xử lý khi có vi phạm và chế độ khen thưởng, kỷ luật trong nội bộ.

Toàn bộ phần trách nhiệm còn lại của người đứng đầu cơ sở — ban hành nội quy, tổ chức tuyên truyền, mua bảo hiểm, lập hồ sơ — được trình bày riêng ở bài trách nhiệm của chủ cơ sở về PCCC.

Căn cứ: khoản 2 Điều 13 Thông tư 36/2025/TT-BCA; Điều 20, Điều 29 và Điều 30 Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Mức phạt: khoản 3, khoản 4 Điều 6 và khoản 2, khoản 4 Điều 8 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, có nội dung được sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP.

4. Kiểm những gì — 8 nhóm nội dung, nói bằng tiếng thường

Đây là phần quan trọng nhất của bài. Văn bản gốc viết bằng ngôn ngữ pháp lý, đọc xong vẫn không biết phải nhìn vào cái gì. Bảng dưới đây dịch từng nhóm sang câu hỏi cụ thể mà anh/chị có thể tự trả lời khi đứng tại chỗ.

Cột cuối cho biết nhóm đó có phải kiểm hằng tháng không. 4 nhóm đánh dấu “Cả hai” chính là 4 nhóm của kiểm tra thường xuyên.

Bốn nhóm hay bị ghi tồn tại nhất — nói kỹ hơn

Trong 8 nhóm trên, bốn nhóm dưới đây chiếm phần lớn số lỗi bị ghi nhận trên thực tế. Mỗi nhóm em viết riêng một bài hướng dẫn tự kiểm, vì làm đúng thì mất khoảng 10 phút một hệ thống.

Hệ thống báo cháy

Nhìn vào tủ trung tâm trước: đèn nguồn phải sáng bình thường, không có đèn lỗi hay đèn cách ly nào đang bật. Đi một vòng nhìn lên trần xem có đầu báo nào bị bọc nilon, bị sơn phủ, bị hàng hóa xếp cao che khuất không — bọc đầu báo cho đỡ bụi rồi quên tháo là lỗi cực kỳ phổ biến, và nó làm cả hệ thống mù hoàn toàn. Nút ấn báo cháy phải nhìn thấy được, không bị tủ kệ che.

Đừng tự mở tủ trung tâm, đừng tự cách ly kênh báo lỗi, đừng tự tháo đầu báo. Thao tác sai làm hệ thống ngừng bảo vệ mà anh/chị không biết. Thấy lỗi thì ghi vào phiếu và gọi đơn vị bảo trì. Chi tiết từng bước ở bài tự kiểm tra hệ thống báo cháy; nếu phép thử nào cho kết quả xấu thì đọc tiếp hệ thống báo cháy hỏng: 6 dấu hiệu, cách xử lý và mức phạt; muốn biết cơ sở của mình thuộc diện phải lắp báo cháy tự động hay không thì tra bảng đối chiếu hệ thống báo cháy tự động.

Cơ sở đang hoạt động, chưa có báo cháy, ngại đục tường đi dây? Đây là tình huống rất hay gặp ở nhà xưởng cũ, chung cư mini, nhà trọ, cửa hàng thuê mặt bằng. Loại hệ thống báo cháy không dây lắp được mà không phải đi ống, đi máng, không phải dừng hoạt động kinh doanh. Cần khảo sát mới biết cơ sở phù hợp loại nào — đừng mua theo quảng cáo.

Máy bơm, bể nước, họng nước chữa cháy

Ba thứ phải nhìn: mực nước trong bể (bể cạn thì hệ thống chữa cháy vô nghĩa), tủ điện máy bơm đang ở chế độ tự động, và các van khóa đang ở đúng trạng thái. Tủ vòi, lăng phun trong hộp họng nước phải còn đủ, không mất, không mục.

Tuyệt đối không tự vặn van, không tự bấm thử bơm nếu không được hướng dẫn. Đóng nhầm một van chặn là cả hệ thống mất nước, mà nhìn bên ngoài không thấy gì khác thường. Việc thử bơm phải do người có chuyên môn làm, và làm xong phải trả van về đúng trạng thái ban đầu. Hướng dẫn chi tiết: tự kiểm tra máy bơm và bể nước chữa cháy.

Đèn thoát nạn, đèn chiếu sáng sự cố

Yêu cầu duy nhất, nhưng hay bị bỏ qua: đèn phải còn sáng khi mất điện. Ắc quy trong đèn chỉ dùng được vài năm rồi chai, mà nhìn bên ngoài đèn vẫn sáng bình thường vì đang có điện lưới.

Cách thử an toàn nhất là bấm nút test nhỏ trên thân từng đèn — phần lớn đèn thoát nạn đều có nút này, bấm giữ vài giây thì đèn phải chuyển sang chạy bằng ắc quy. Nếu đèn không có nút test, mới cần cắt cầu dao chiếu sáng của một khu vực trong ít giây rồi đi xem đèn nào sáng, đèn nào tối. Làm cách này thì phải báo trước cho mọi người, chỉ cắt đúng nhánh chiếu sáng của khu định thử, và không đụng vào cầu dao tổng hay các nhánh cấp điện cho máy móc, kho lạnh, thiết bị PCCC. Ghi lại số đèn tối để gọi thay ắc quy.

Xem thêm: tự kiểm tra đèn exit và lối thoát nạn · bảng đối chiếu phương tiện chiếu sáng sự cố và chỉ dẫn thoát nạn.

Điện phục vụ PCCC

Đây là nhóm khó nhất với người không có chuyên môn, nên chỉ cần nắm một ý: khi cắt điện sản xuất thì các thiết bị PCCC vẫn phải có điện — tủ báo cháy, máy bơm chữa cháy, đèn thoát nạn, quạt hút khói. Nếu cơ sở chỉ có một đường điện chung cho tất cả, đó là điểm cần hỏi lại đơn vị thi công.

Phần anh/chị tự nhìn được: tủ điện có đóng kín không, có bám bụi dày không, có dây nối tạm bằng băng dính không, có vật dễ cháy dựa vào tủ không. Còn lại — đo đạc, đấu nối, thay thiết bị — là việc của thợ điện có chuyên môn, không tự làm. Chi tiết: hệ thống điện phục vụ PCCC.

Muốn tra xem loại hình cơ sở của mình phải áp theo tiêu chuẩn, quy chuẩn nào thì mở hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn PCCC hiện hành.

Ghi nhớ về công trình cũ: các yêu cầu kỹ thuật trong tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng cho công trình xây mới hoặc cải tạo sau khi văn bản đó có hiệu lực. Cơ sở đang hoạt động, không cải tạo, không đổi công năng thì áp theo hướng dẫn phù hợp với thời điểm xây dựng. Đừng để nhà thầu lấy tiêu chuẩn mới ép nâng cấp toàn bộ khi cơ sở không thuộc diện phải làm — hỏi lại cơ quan quản lý địa bàn trước khi bỏ tiền.

Căn cứ: các điểm c, d, đ, e, g, h, l và m khoản 1 Điều 13 Nghị định 105/2025/NĐ-CP (8 nhóm kiểm tra định kỳ); các điểm d, e, h và l khoản 1 Điều 13 (4 nhóm kiểm tra thường xuyên).

5. Đi một vòng cơ sở: thứ tự kiểm cho đỡ sót

Biết kiểm cái gì rồi thì còn một vấn đề nữa: đi thế nào cho khỏi sót. Kinh nghiệm thực tế là đi theo một chiều cố định, từ ngoài vào trong, tháng nào cũng đi đúng đường đó. Đi lung tung thì lần nào cũng bỏ quên một khu.

Một vòng đầy đủ cho cơ sở cỡ vừa mất khoảng 45–90 phút. Cầm theo điện thoại để chụp ảnh chỗ chưa đạt — ảnh là bằng chứng tốt nhất khi giao việc khắc phục cho người khác.

Chặng 1 — Ngoài cổng: đường và bãi cho xe chữa cháy

• Đi từ cổng vào, tưởng tượng mình đang lái một chiếc xe tải lớn. Có chỗ nào xe không lọt: mái che tạm quá thấp, cây chắn ngang, dây điện võng xuống, ổ gà lớn?
• Bãi đỗ và khoảng trống cho xe chữa cháy triển khai có bị biến thành nơi để hàng, để container, để xe nhân viên không?
• Trụ nước chữa cháy ngoài nhà (nếu có) có bị hàng hóa hay xe che khuất không, nắp có mở được không?
• Cổng có luôn có người mở được vào ban đêm không? Nhiều vụ cháy chậm chữa chỉ vì không tìm được người giữ chìa khóa cổng.

Chặng 2 — Khu nguy cơ cao: đi thẳng vào chỗ nguy hiểm nhất trước

Đây là chặng quan trọng nhất của kiểm tra thường xuyên. Với mỗi loại cơ sở, “khu nguy cơ cao” là chỗ khác nhau:

Tại mỗi khu này nhìn ba thứ: nguồn nhiệt (thiết bị nóng, ổ cắm quá tải, chỗ hàn), chất cháy (hàng hóa, giẻ dầu, thùng dung môi để hở), và khoảng cách giữa hai thứ đó. Cháy lớn gần như luôn bắt đầu từ chỗ nguồn nhiệt nằm sát chất cháy.

Chặng 3 — Lối thoát nạn: đi bộ thật, đừng nhìn bản vẽ

Cách kiểm hiệu quả nhất và cũng dễ nhất: đứng ở góc xa nhất trong cơ sở rồi đi bộ ra ngoài, đúng con đường mà người ta sẽ chạy khi có cháy. Vướng chỗ nào thì dọn ngay chỗ đó.

• Cửa thoát nạn có bị khóa trong giờ hoạt động không? Có bị hàng hóa, xe máy, tủ kệ chắn không?
• Cửa có mở được theo chiều chạy ra không? Bản lề còn tốt không?
• Hành lang, cầu thang có bị dùng làm kho không? Có để xe máy, xe điện dưới chân cầu thang không?
• Biển chỉ dẫn hướng thoát nạn có nhìn thấy từ xa không, có bị biển quảng cáo che không?
• Nếu cơ sở có nhiều tầng: từ tầng trên cùng có xuống được đất mà không phải đi qua khu vực nguy hiểm không?

Chặng 4 — Thiết bị PCCC đã lắp

• Bình chữa cháy: đủ số lượng, đúng chỗ đã quy định, kim đồng hồ ở vạch xanh, còn hạn kiểm định, không bị hàng che, vòi và chốt còn nguyên.
• Hộp họng nước: mở được, trong hộp còn đủ vòi và lăng phun, không bị khóa mất chìa.
• Đầu báo cháy, nút ấn báo cháy, chuông: nhìn được, không bị che, không bị bọc.
• Đèn thoát nạn, đèn chiếu sáng sự cố: còn đủ, còn sáng — thử bằng nút test trên thân đèn; đèn không có nút test thì cắt cầu dao chiếu sáng của riêng khu đó trong ít giây, sau khi đã báo trước.
• Nội quy, biển cấm, biển chỉ dẫn: còn treo đúng chỗ, còn đọc được.

Chặng 5 — Phòng kỹ thuật: nhìn, không sờ

Chặng cuối là các phòng kỹ thuật: phòng máy bơm chữa cháy, phòng máy phát điện, phòng điện tổng, phòng đặt tủ trung tâm báo cháy.

Nguyên tắc ở chặng này: nhìn và ghi, không thao tác. Không vặn van, không bấm nút thử, không mở tủ điện, không đóng cắt bất kỳ aptomat nào trong các phòng này, không cách ly kênh trên tủ báo cháy. (Việc cắt cầu dao chiếu sáng của một khu làm việc để thử đèn thoát nạn ở mục 4 là chuyện khác — đó là nhánh chiếu sáng ngoài phòng kỹ thuật, không phải tủ điện tổng.) Một thao tác sai trong phòng kỹ thuật có thể làm cả hệ thống ngừng bảo vệ trong nhiều tháng mà không ai biết — và tai nạn điện thì xảy ra ngay lập tức. Thấy bất thường thì chụp ảnh, ghi vào phiếu, gọi đơn vị bảo trì.

Những thứ nhìn được bằng mắt: phòng có bị biến thành kho chứa đồ không (rất hay gặp); có đèn báo lỗi nào đang sáng hoặc nhấp nháy không; có vũng nước, vết rỉ, mùi khét bất thường không; cửa phòng có khóa mà không ai biết chìa ở đâu không; có sơ đồ, hướng dẫn vận hành dán trên tường không.

Kết thúc vòng đi: ngồi xuống ghi ngay, đừng để hôm sau. Mỗi tồn tại ghi ba thứ — chỗ nào, sai cái gì, ai sửa trước ngày nào. Mục 6 hướng dẫn ghi vào đâu.

6. Ghi kết quả vào đâu cho đúng

Nguyên tắc chung: đã kiểm tra thì phải có giấy. Đoàn kiểm tra không đánh giá được việc anh/chị đi một vòng cơ sở hôm nào, họ chỉ nhìn được xấp giấy anh/chị đưa ra.

Kiểm tra thường xuyên: biên bản hoặc phiếu do cơ sở tự đặt

Loại này không có mẫu bắt buộc. Anh/chị tự thiết kế một tờ phiếu, in sẵn 20 tờ để trong tủ, mỗi tháng điền một tờ. Nhưng phiếu phải thể hiện được những nội dung tối thiểu sau, nếu thiếu thì tờ phiếu không có giá trị chứng minh:

Đừng ghi phiếu nào cũng “tất cả đều tốt”. Mười hai tờ phiếu giống hệt nhau trong một năm là dấu hiệu cho thấy việc kiểm tra chỉ làm trên giấy — và người đọc có kinh nghiệm nhận ra ngay. Cơ sở nào hoạt động thật cũng có tồn tại nhỏ. Ghi tồn tại rồi ghi tiếp là đã khắc phục ngày nào mới là hồ sơ đáng tin.

Cần một mẫu để bắt đầu, kèm danh sách hạng mục theo từng loại cơ sở: xem checklist tự kiểm tra PCCC in ra dùng được ngay.

Kiểm tra định kỳ: bắt buộc dùng Mẫu số PC02

Loại này thì khác — phải dùng đúng Mẫu số PC02 kèm theo Nghị định 105/2025, không được tự chế. Tải bản Word tại bộ biểu mẫu PCCC theo Nghị định 105/2025.

Khi lập PC02, ngoài phần khai chung, phần ruột phải có:

• Phạm vi được kiểm tra — liệt kê đủ các khu vực, các hệ thống đã kiểm.
• Đánh giá ưu điểm — những gì cơ sở làm được.
• Tồn tại, nguy cơ mất an toàn về PCCC, sự cố, tai nạn (nếu có).
• Kiến nghị biện pháp thực hiện cho từng tồn tại.

Kiểm tra xong, người được phân công phải báo cáo kết quả lên lãnh đạo cơ sở để chỉ đạo khắc phục. Đây không phải thủ tục hình thức: chính bước này biến tờ biên bản thành hành động.

Cất giấy tờ ở đâu và giữ bao lâu

Biên bản tự kiểm tra là một phần của hồ sơ quản lý PCCC tại cơ sở — kẹp chung với nội quy, quyết định thành lập đội, phương án chữa cháy của cơ sở (lập theo Mẫu số PC06 kèm Nghị định 105/2025), sổ theo dõi phương tiện, giấy bảo hiểm, biên bản các lần đoàn kiểm tra trước. Danh sách đầy đủ những gì phải có trong tập hồ sơ: hồ sơ quản lý PCCC tại cơ sở.

Riêng biên bản tự kiểm tra và báo cáo PC04 phải giữ ít nhất 5 năm kể từ năm lập. Được lưu bản giấy, bản điện tử, hoặc cả hai. Cách gọn nhất: một kẹp file cứng cho bản giấy, một thư mục trên máy tính chụp lại toàn bộ — mất bản giấy vẫn còn bản chụp.

Hai lỗi hồ sơ hay gặp: hồ sơ không đủ tài liệu phạt 1–3 triệu; không lập hồ sơ PCCC phạt 5–7 triệu. Cả hai đều là lỗi sửa được trong một buổi chiều.

Căn cứ: khoản 1 và khoản 2 Điều 14, Mẫu số PC02 Phụ lục VIII Nghị định 105/2025/NĐ-CP; khoản 1 và khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Mức phạt: khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.

7. Nộp báo cáo cho ai, hạn nào

Đây là việc mà cơ sở hay quên nhất, vì nó không diễn ra tại chỗ mà phải gửi đi. Và đây cũng là lỗi dễ bị phát hiện nhất — cơ quan quản lý chỉ cần mở sổ ra xem đã nhận báo cáo của cơ sở nào chưa.

Mẫu dùng để báo cáo là Mẫu số PC04. Tải cùng chỗ với PC02.

“Cơ quan chuyên môn về xây dựng” là ai? Đó là cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng đang trực tiếp quản lý cơ sở của anh/chị. Không chắc mình nộp cho Công an hay cho bên xây dựng thì cứ gọi hỏi thẳng cán bộ quản lý địa bàn — đây là câu hỏi bình thường, hỏi một lần rồi ghi lại dùng cho các năm sau.

Có một cách thay thế: thay vì gửi báo cáo giấy, cơ sở được cập nhật thông tin, dữ liệu lên hệ thống Cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và truyền tin báo cháy. Làm cách nào cũng được, miễn là đúng hạn. Nếu chọn cách cập nhật lên hệ thống, hãy chụp màn hình xác nhận và lưu lại — đó là bằng chứng đã nộp đúng hạn.

Báo cáo PC04 phải có đủ 5 nội dung

1. Trách nhiệm về PCCC và CNCH của người đứng đầu cơ sở — đã làm những gì trong kỳ: ban hành văn bản gì, tổ chức tuyên truyền, huấn luyện ra sao.
2. Nội dung và kết quả tự kiểm tra định kỳ — kiểm ngày nào, kiểm những gì, phát hiện gì.
3. Việc bảo quản, bảo dưỡng phương tiện PCCC và CNCH — bảo dưỡng tháng nào, đơn vị nào làm, có hợp đồng và biên bản nghiệm thu không.
4. Việc mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc — nếu cơ sở thuộc diện phải mua. Ghi số giấy chứng nhận và thời hạn. Xem thêm: bảo hiểm cháy nổ bắt buộc.
5. Các sơ hở, thiếu sót, vi phạm phát hiện được, kèm cam kết thời hạn khắc phục.

Về mục 5 — nên viết thật. Nhiều chủ cơ sở sợ ghi tồn tại vào báo cáo thì bị “để ý”. Thực tế ngược lại: cơ quan quản lý đối chiếu báo cáo với hiện trạng khi xuống kiểm tra. Báo cáo ghi “không có tồn tại” mà xuống thấy đèn thoát nạn hỏng hàng loạt thì đó là vấn đề lớn hơn nhiều so với việc thừa nhận và kèm lộ trình sửa. Cách an toàn nhất là ghi đúng, kèm cam kết thời hạn, rồi làm đúng cam kết đó.

Căn cứ: khoản 1 và khoản 2 Điều 14; điểm g khoản 1 Điều 4; Mẫu số PC04 Phụ lục VIII Nghị định 105/2025/NĐ-CP.

8. Không làm thì bị gì

Và đây là những lỗi mà việc tự kiểm tra sinh ra để phát hiện sớm — nếu để đoàn phát hiện trước thì mức phạt cao hơn hẳn nhóm giấy tờ ở trên:

Nhìn hai bảng sẽ thấy một quy luật rõ: lỗi giấy tờ vài triệu, lỗi để thiết bị hỏng thì hàng chục triệu. Mà việc tự kiểm tra hằng tháng chính là thứ chặn nhóm lỗi đắt tiền đó lại từ sớm. Bảng đầy đủ hơn: mức xử phạt vi phạm PCCC mới nhất.

Ba thay đổi năm 2026 mà chủ cơ sở phải biết

Nghị định xử phạt hiện hành là Nghị định 106/2025/NĐ-CP, đã được Nghị định 69/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung — có hiệu lực từ 20/4/2026. Sửa đổi chứ không thay thế, nên phải đọc cả hai. Ba điểm ảnh hưởng trực tiếp đến chủ cơ sở:

Về mốc chuyển tiếp: hành vi xảy ra và kết thúc trước ngày 20/4/2026 thì áp quy định tại thời điểm đó. Hành vi vẫn đang diễn ra sau ngày 20/4/2026 — ví dụ hệ thống báo cháy hỏng từ 2025 đến giờ vẫn chưa sửa — thì áp Nghị định 69/2026. Nói cách khác, để lỗi kéo dài không giúp giảm nhẹ.

Căn cứ: Điều 4, Điều 9, Điều 10, Điều 21, Điều 22, Điều 24 Nghị định 106/2025/NĐ-CP; khoản 6 và khoản 7 Điều 3, Điều 9, Điều 14 và Điều 24 Nghị định 69/2026/NĐ-CP.

9. Lịch mẫu 12 tháng cho một cơ sở bình thường

Bảng dưới đây là lịch cho cơ sở thuộc Phụ lục II — loại phải tự kiểm tra định kỳ 6 tháng một lần và nộp báo cáo hai lần mỗi năm. Nếu cơ sở của anh/chị chỉ thuộc Phụ lục I, hãy bỏ cột việc của tháng 5 và tháng 6, giữ lại phần cuối năm.

In bảng này ra dán trong tủ hồ sơ. Mỗi tháng làm xong thì tích một dấu.

Mẹo nhỏ nhưng hiệu quả: đặt lời nhắc lặp lại trên điện thoại vào ngày 25 hằng tháng (“đi kiểm tra PCCC”), thêm hai lời nhắc riêng vào ngày 1/6 và ngày 1/12 (“nộp báo cáo PC04”). Đặt sớm hai tuần so với hạn để còn thời gian xử lý khi thiếu giấy tờ. Việc bị phạt vì quên hạn gần như luôn là việc quên đặt lịch, không phải quên quy định.

10. Năm câu chủ cơ sở hay hỏi nhất

Tự kiểm tra khác gì với bảo trì hệ thống?

Khác hẳn. Tự kiểm tra là việc anh/chị đi nhìn bằng mắt, phát hiện cái gì bất thường, ghi vào giấy — không cần dụng cụ, không cần chuyên môn sâu. Bảo trì, bảo dưỡng là việc kỹ thuật do đơn vị chuyên môn làm theo hợp đồng: mở tủ, đo đạc, vệ sinh đầu báo, chạy thử bơm, thay linh kiện.

Hai việc này không thay thế được cho nhau và đều bị kiểm tra riêng: không tự kiểm tra định kỳ phạt 10–20 triệu, không bảo dưỡng hệ thống cũng phạt 10–20 triệu.

Kiểm tra thường xuyên có bắt buộc đúng mỗi tháng một lần không?

Quy định ghi là “không quá 01 tháng một lần” — nghĩa đây là mức tối thiểu, không phải mức cố định. Mỗi tuần một lần cũng được, hai tuần một lần cũng được, nhưng không được để quá một tháng. Chủ cơ sở tự quyết định con số cụ thể và ghi vào văn bản của mình. Đã ghi ngày 25 hằng tháng thì phải làm ngày 25 hằng tháng, vì đoàn sẽ đối chiếu giữa văn bản và xấp phiếu thực tế.

Tháng có kiểm tra định kỳ thì còn phải kiểm tra thường xuyên nữa không?

Có. Hai việc thuộc hai chế độ khác nhau, nội dung khác nhau (4 nhóm và 8 nhóm), mẫu ghi khác nhau (phiếu tự đặt và Mẫu PC02). Cách làm gọn nhất là đi một vòng duy nhất theo diện rộng của kiểm tra định kỳ, rồi lập hai văn bản: một phiếu thường xuyên cho tháng đó và một biên bản PC02. Đừng gộp làm một tờ — hồ sơ sẽ thiếu một trong hai loại.

Cơ sở thuê nhà, thuê mặt bằng thì ai phải tự kiểm tra?

Từ 20/4/2026, người thuê, mượn, ở nhờ và tổ chức hoạt động trong phạm vi một cơ sở đều bị xử phạt theo phần trách nhiệm của mình. Phần diện tích anh/chị thuê và trực tiếp sử dụng thì anh/chị phải tự kiểm tra và chịu trách nhiệm. Phần thuộc về cả tòa nhà — hệ thống báo cháy chung, thang thoát nạn, máy bơm — thuộc về chủ cơ sở hoặc ban quản lý.

Việc nên làm ngay: mở hợp đồng thuê ra xem đã ghi rõ ai lo phần nào chưa. Chưa có thì làm một phụ lục ghi rõ. Đây là loại tranh cãi chỉ nổ ra sau khi có chuyện, mà lúc đó thì đã muộn.

Không có ai biết nghiệp vụ, thuê ngoài làm hộ được không?

Thuê đơn vị chuyên môn đến khảo sát, đo đạc, kiểm tra kỹ thuật, soạn giúp biểu mẫu — được, và nên làm nếu cơ sở không có người rành. Nhưng có một thứ không thuê được: trách nhiệm trước pháp luật vẫn thuộc về người đứng đầu cơ sở. Biên bản tự kiểm tra vẫn phải do cơ sở lập và chủ cơ sở ký. Nếu sau này có chuyện, người bị hỏi đến là chủ cơ sở, không phải bên dịch vụ.

11. Giải nghĩa nhanh các từ hay gặp

12. Câu hỏi thường gặp

13. Cần người rà soát giúp trước khi đoàn đến?

Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật PCCC Việt Nam nhận khảo sát hiện trạng, rà soát hồ sơ PCCC, hướng dẫn cách tự kiểm tra cho người của cơ sở, và bảo trì hệ thống báo cháy — chữa cháy. Chi phí phụ thuộc quy mô và hiện trạng từng cơ sở nên không có bảng giá cố định — anh/chị gọi để bên em sang khảo sát rồi báo lại.

Bài viết dựa trên Nghị định 105/2025/NĐ-CP, Nghị định 106/2025/NĐ-CP, Nghị định 69/2026/NĐ-CP, Thông tư 36/2025/TT-BCA và tài liệu tập huấn nghiệp vụ kiểm tra của Cục Cảnh sát PCCC và CNCH — cập nhật ngày 21/8/2026. Quy định về PCCC đang thay đổi nhanh trong giai đoạn này, nên trước khi bỏ tiền đầu tư, anh/chị nên hỏi lại cơ quan quản lý địa bàn hoặc đối chiếu văn bản gốc.