Email: kinhdoanh@pccc.vn
Catalog FireSmart 07.2026Hồ sơ PCCC của cơ sở gồm những gì: danh mục đầy đủ và cách sắp cho đúng
Tóm tắt cho anh/chị đang vội
Hồ sơ PCCC là tập giấy tờ chứng minh cơ sở đã làm những việc bắt buộc về phòng cháy. Pháp luật quy định bộ hồ sơ này gồm 14 loại tài liệu, nhưng không phải cơ sở nào cũng cần đủ cả 14.
- Ai phải lập: người đứng đầu cơ sở — không thuê ai làm thay trách nhiệm được.
- Ba loại giấy sinh ra đều đặn: biên bản tự kiểm tra định kỳ (PC02), báo cáo kết quả công tác (PC04), biên bản thực tập phương án chữa cháy.
- Hai mốc phải nhớ: trước 15/6 và trước 15/12. 5 loại giấy phải giữ tối thiểu 5 năm.
Nếu hồ sơ có vấn đề: hồ sơ thiếu tài liệu phạt 1–3 triệu; không xuất trình được khi đoàn hỏi 3–5 triệu; không lập hồ sơ 5–7 triệu. Đây là mức cho cá nhân — tổ chức, doanh nghiệp bị phạt gấp đôi.
Trong các việc về phòng cháy, làm hồ sơ là việc rẻ tiền nhất và cũng bị bỏ quên nhiều nhất. Lắp hệ thống báo cháy tốn hàng trăm triệu; in một quyết định phân công người phụ trách tốn hai nghìn đồng tiền giấy — vậy mà năm nào cũng có cơ sở bị lập biên bản vì thiếu đúng tờ giấy đó.
Bài này viết cho chủ cơ sở chứ không phải cho kỹ sư PCCC. Số hiệu văn bản để ở dòng ghi chú nhỏ cuối mỗi mục. Gặp từ lạ thì xem mục giải nghĩa nhanh ở gần cuối bài.
1. Vì sao đoàn kiểm tra bao giờ cũng hỏi hồ sơ trước
Có một logic rất đơn giản đằng sau chuyện này: đoàn kiểm tra không ở cạnh cơ sở suốt năm. Họ đến vài giờ, và trong vài giờ đó họ phải kết luận được cả năm qua cơ sở có làm đúng không.
Cách duy nhất để biết là xem giấy tờ. Cơ sở nói “em có tự kiểm tra thường xuyên lắm” — không có biên bản nào thì lời nói đó không có chỗ dựa. Nói “em có cho anh em đi học nghiệp vụ rồi” — không có văn bản thông báo kết quả huấn luyện thì cũng vậy.
Nguyên tắc gọn nhất để nhớ: việc anh/chị làm mà không ghi lại thì trước pháp luật gần như là chưa làm. Ngược lại, giấy ghi việc chưa làm còn tệ hơn nhiều — ký khống một biên bản tự kiểm tra là tự tạo bằng chứng chống lại mình nếu sau này có sự cố.
Ba mức phạt liên quan trực tiếp đến hồ sơ
| Tình huống | Mức phạt (cá nhân) | Tổ chức |
|---|---|---|
| Có hồ sơ nhưng thiếu tài liệu — ví dụ thiếu đúng biên bản tự kiểm tra kỳ vừa rồi | 1–3 triệu | 2–6 triệu |
| Không xuất trình được hồ sơ khi đoàn kiểm tra, thanh tra yêu cầu — kể cả khi hồ sơ có thật nhưng người giữ chìa khóa đi vắng | 3–5 triệu | 6–10 triệu |
| Không lập hồ sơ PCCC | 5–7 triệu | 10–14 triệu |
Đọc mọi con số phạt trong bài phải nhớ nhân đôi. Mức ghi trong nghị định là mức áp cho cá nhân; cơ sở do doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức đứng tên thì phạt gấp 2 lần. Riêng hộ gia đình và hộ kinh doanh vẫn tính theo mức cá nhân. Trần phạt: cá nhân 50 triệu, tổ chức 100 triệu.
Hồ sơ hay bị nhìn nhầm là “việc hành chính vặt”
Có ba lý do khiến nó không vặt như vẻ ngoài:
- Hồ sơ quyết định không khí buổi kiểm tra. Tập hồ sơ gọn gàng, có mục lục, ghi ngày cập nhật — đoàn thấy ngay đây là cơ sở làm nghiêm túc. Ngược lại, mười lăm phút lục tủ tìm giấy khiến mọi thứ sau đó bị soi kỹ hơn.
- Nhiều lỗi nặng bị phát hiện qua hồ sơ chứ không phải qua mắt thường. Nhìn cái tủ báo cháy thì không biết nó có được bảo dưỡng không; nhìn sổ theo dõi thì biết ngay. Không bảo dưỡng hệ thống báo cháy hoặc chữa cháy bị phạt 10–20 triệu.
- Khi có cháy thật, hồ sơ là thứ bảo vệ anh/chị — bằng chứng khách quan nhất cho việc cơ sở đã làm tròn trách nhiệm.
Lập và quản lý hồ sơ là một trong các trách nhiệm của người đứng đầu cơ sở. Khung rà nhóm trách nhiệm này xem tại hướng dẫn kiểm tra trách nhiệm của người đứng đầu cơ sở; toàn cảnh nghĩa vụ xem bài trách nhiệm của chủ cơ sở về PCCC.
Căn cứ: Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Xem tóm tắt 8 điểm mới của Nghị định 105/2025; Điều 9 và Điều 10 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, một số điểm được sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP.
2. Danh mục hồ sơ PCCC của cơ sở — bảng đầy đủ theo 9 nhóm
Pháp luật liệt kê 14 loại tài liệu trong bộ hồ sơ PCCC của cơ sở, đánh theo thứ tự từ điểm a đến điểm o nên khó nhớ. Dưới đây em xếp lại thành 9 nhóm theo công dụng — dùng luôn làm 9 ngăn trong cặp hồ sơ.
Mỗi bảng có 4 cột: giấy gì → dùng để làm gì → ai lập → khi nào phải làm mới hoặc cập nhật. Cột cuối là cột quan trọng nhất, vì hồ sơ hỏng chủ yếu do lập một lần rồi để đấy.
Trước khi soát bảng, xác định cơ sở mình thuộc loại nào. Nhiều nghĩa vụ trong bài này khác nhau tùy cơ sở nằm ở đâu:
- Cơ sở thuộc Phụ lục I — danh sách các cơ sở Nhà nước quản lý về PCCC. Đây là nhóm rộng, phần lớn cơ sở sản xuất kinh doanh có tên trong đó.
- Cơ sở thuộc Phụ lục II — danh sách con, gồm các cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ; chia Nhóm 1 và Nhóm 2. Nhóm này bị siết chặt hơn: tự kiểm tra dày hơn, báo cáo nhiều lần hơn.
Chưa biết cơ sở mình ở đâu thì tra danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC. Nếu là nhà ở kết hợp sản xuất, kinh doanh thì nghĩa vụ nhẹ hơn nhiều — xem riêng hướng dẫn tự kiểm tra an toàn PCCC cho nhà ở kết hợp sản xuất kinh doanh.
Nhóm A — Giấy tờ pháp lý của công trình
Nhóm này chỉ phát sinh khi xây mới, cải tạo hoặc đổi công năng, lập một lần rồi giữ. Cơ sở không thuộc diện phải thẩm định thiết kế thì nhóm này gần như trống — trống là đúng, không phải thiếu.
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Văn bản thẩm định thiết kế về PCCC (hoặc giấy chứng nhận thẩm duyệt theo thủ tục cũ) | Chứng minh bản vẽ phần PCCC đã được xem xét trước khi xây | Cơ quan Công an hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng cấp | Khi cải tạo, mở rộng, đổi công năng thuộc diện phải thẩm định lại |
| Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC | Xác nhận công trình xây xong đúng thiết kế đã thẩm định | Cơ quan Công an theo thẩm quyền | Mỗi lần cải tạo phải nghiệm thu lại |
| Bản vẽ hoàn công phần hệ thống, hạng mục liên quan đến PCCC | Cho biết thực tế đã thi công — bao nhiêu đầu báo, ống chạy đâu, tủ đặt ở đâu | Nhà thầu lập, chủ đầu tư giữ | Sau mỗi lần thi công bổ sung, thay đổi hệ thống |
| Sơ đồ mặt bằng thoát nạn (không bắt buộc, nên có) | Để niêm yết cho người trong cơ sở biết đường ra, và làm nền cho phương án | Cơ sở tự vẽ hoặc thuê vẽ | Ngay sau mỗi lần ngăn phòng, bịt cửa, đổi lối đi |
Ba tài liệu đầu chỉ bắt buộc với công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế về PCCC. Cơ sở không thuộc diện đó nên nói rõ ngay đầu buổi kiểm tra, đỡ mất thời gian cho cả hai bên.
Nhóm B — Giấy tờ về bộ máy và con người
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Quyết định thành lập Đội PCCC và CNCH cơ sở — khi cơ sở thuộc diện phải lập đội | Chứng minh có lực lượng tại chỗ, biết ai làm gì khi cháy | Người đứng đầu cơ sở ký | Ngay khi có người trong đội nghỉ việc, chuyển bộ phận |
| Văn bản phân công người thực hiện nhiệm vụ PCCC, CNCH — thay cho quyết định lập đội ở cơ sở nhỏ | Chỉ đích danh người chịu trách nhiệm hằng ngày — nói miệng không có giá trị | Người đứng đầu cơ sở ký | Khi người được phân công thay đổi |
| Danh sách thành viên kèm quyết định | Để đối chiếu với danh sách người đã được huấn luyện | Cơ sở | Mỗi lần biến động nhân sự |
| Văn bản phân công người thực hiện kiểm tra về PCCC (nếu có) | Xác định ai đứng ra tự kiểm tra và ký biên bản | Người đứng đầu cơ sở ký | Khi đổi người |
Hai chữ “nếu có” ở dòng cuối có nghĩa thật: không bắt buộc phải ra văn bản riêng, chủ cơ sở tự đi kiểm tra cũng được. Nhưng đã giao cho người khác thì phải có văn bản, và người đó phải được tập huấn nghiệp vụ theo quy định. Ranh giới giữa lập đội và chỉ phân công người xem bài Đội PCCC cơ sở có vai trò và nhiệm vụ gì.
Căn cứ: điểm d và điểm o khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; mức phạt tại Điều 8 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Nhóm C — Nội quy và biển báo
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Nội quy PCCC, CNCH (kèm quyết định ban hành) | Quy định cách quản lý điện, nguồn lửa nguồn nhiệt, chất dễ cháy; cách dùng phương tiện chữa cháy; và phải làm gì khi có cháy | Người đứng đầu cơ sở ban hành | Khi đổi ngành nghề, thêm khu vực mới, đổi dây chuyền |
| Sơ đồ chỉ dẫn thoát nạn, biển cấm, biển báo, biển chỉ dẫn | Để người trong cơ sở tìm được lối ra khi khói mù. Phần lưu trong hồ sơ là bản in kèm ảnh chụp vị trí đã niêm yết | Cơ sở | Ngay sau mỗi lần thay đổi mặt bằng |
Ba điều hay sai với nội quy, cả ba đều bị phạt: chép mẫu trên mạng nên không phù hợp với cơ sở (1–3 triệu); có nội quy nhưng cất trong tủ, không niêm yết (6–8 triệu); niêm yết rồi để rơi, bạc màu, bị hàng che (4–6 triệu).
Cơ sở có nhiều khu vực tính chất khác nhau thì làm nhiều bản nội quy — tòa nhà vừa có gara, vừa có văn phòng, vừa có kho: mỗi khu vực một nội quy riêng, gộp lại ban hành bằng một quyết định.
Căn cứ: Điều 3 và điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 7 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Nhóm D — Huấn luyện nghiệp vụ
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập / ai cấp | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Văn bản thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ PCCC, CNCH của những người thuộc diện phải huấn luyện | Chứng minh người làm nhiệm vụ đã qua đào tạo. Đây là giấy tờ đoàn kiểm tra hỏi rất sát | Cơ quan có thẩm quyền tổ chức huấn luyện thông báo | Huấn luyện lại 5 năm một lần; có người mới vào thuộc diện phải huấn luyện thì bổ sung ngay |
| Hồ sơ tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hằng năm — kế hoạch, danh sách người tham dự, tài liệu, ảnh buổi bồi dưỡng | Chứng minh có nhắc lại kiến thức mỗi năm cho người đã được huấn luyện | Cơ sở tự tổ chức và tự chi trả | Mỗi năm một lần |
Huấn luyện và bồi dưỡng là hai việc khác nhau. Huấn luyện là học lần đầu, làm lại 5 năm một lần, từ 8 giờ với chủ cơ sở và người được phân công nhiệm vụ, tới 24–32 giờ với người được phân công đi kiểm tra. Bồi dưỡng là học nhắc lại, mỗi năm một lần, 4–12 giờ tùy đối tượng.
Hai lỗi hay gặp nhất, ghi rõ để anh/chị soát:
- Có văn bản thông báo kết quả huấn luyện từ mấy năm trước nhưng không tổ chức bồi dưỡng hằng năm → phạt 4–6 triệu.
- Dùng người chưa có văn bản thông báo kết quả huấn luyện làm nhiệm vụ PCCC → phạt 6–8 triệu. Lưu ý câu chữ ở đây đã được sửa: điều quan trọng không phải “đã đi học hay chưa” mà là “đã có văn bản thông báo kết quả hay chưa“. Người mới đi học xong nhưng chưa có văn bản thì trên hồ sơ vẫn coi như chưa đạt.
Căn cứ: điểm d khoản 1 Điều 4, Điều 29 và Điều 30 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 6 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, khoản 4 được sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP.
Nhóm E — Phương án chữa cháy và thực tập
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở — Mẫu số PC06 | Kịch bản “nếu cháy ở đây thì ai làm gì, chạy đường nào, gọi số nào” | Người đứng đầu cơ sở tổ chức xây dựng và tự phê duyệt | Ngay khi có thay đổi về mặt bằng, lực lượng, phương tiện, nguồn nước, tính chất nguy hiểm cháy nổ |
| Tài liệu thể hiện kết quả thực tập phương án — kế hoạch, biên bản, danh sách người tham gia, ảnh | Chứng minh phương án không chỉ nằm trên giấy | Cơ sở | Ít nhất một lần mỗi năm; các tình huống giả định phải lần lượt được thực tập hết |
Một nhầm lẫn rất phổ biến về số hiệu mẫu. Nhiều người vẫn quen gọi phương án chữa cháy của cơ sở là “mẫu PC17” — đó là tên gọi theo bộ biểu mẫu cũ.
Theo quy định đang áp dụng, phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở là Mẫu số PC06. Còn PC17 bây giờ là văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC — loại giấy khác hẳn, do cơ quan Công an cấp. Đang dùng biểu mẫu tải từ vài năm trước thì nên tải lại bản mới. Hướng dẫn cách viết phương án vẫn còn nguyên giá trị, xem tại phương án chữa cháy của cơ sở.
Mức phạt liên quan đến phương án khá nặng: không đủ nội dung, không cập nhật khi cơ sở thay đổi hoặc phê duyệt sai thẩm quyền — 3–5 triệu; không thực tập hết các tình huống đã giả định — 5–10 triệu; không tổ chức thực tập — 15–20 triệu; không xây dựng phương án — 20–25 triệu.
Căn cứ: điểm đ khoản 1 Điều 4, Điều 15 và Điều 16 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 26 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Nhóm F — Tự kiểm tra và báo cáo
Đây là nhóm sinh ra giấy tờ mới đều đặn nhất, và cũng hay thiếu nhất khi đoàn đến.
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Biên bản hoặc phiếu tự kiểm tra thường xuyên — cơ sở tự đặt mẫu | Ghi việc đi soát giữa hai kỳ định kỳ. Phải có: phạm vi kiểm tra, tồn tại phát hiện được, kiến nghị | Chủ cơ sở hoặc người được phân công | Chủ cơ sở tự quyết, nhưng không quá 01 tháng một lần |
| Biên bản tự kiểm tra định kỳ — Mẫu PC02 | Bản ghi chính thức kết quả tự kiểm tra kỳ, kèm kiến nghị và hạn khắc phục | Chủ cơ sở hoặc người được phân công kiểm tra ký | 6 tháng/lần với cơ sở Phụ lục II · 1 năm/lần với cơ sở còn lại thuộc Phụ lục I |
| Báo cáo kết quả công tác PCCC, CNCH — Mẫu PC04 | Báo cáo gửi lên cơ quan quản lý, tổng hợp cả kỳ làm được gì | Đại diện cơ sở ký, đóng dấu | Cơ sở Phụ lục II: trước 15/6 và trước 15/12 · cơ sở còn lại: trước 15/12 |
| Bằng chứng đã gửi báo cáo — biên nhận bưu điện, dấu công văn đến, ảnh màn hình đã cập nhật | Chứng minh báo cáo đã đi và đúng hạn | Cơ sở tự lưu | Ngay sau mỗi lần gửi |
Không tự kiểm tra định kỳ phạt 10–20 triệu — nặng gấp nhiều lần lỗi hồ sơ thiếu giấy. Gửi báo cáo muộn phạt 3–5 triệu, không gửi phạt 5–10 triệu. Cách tự kiểm tra cho đúng và đủ nội dung em viết riêng ở bài tự kiểm tra PCCC tại cơ sở, bản in ra dùng ngay tại checklist tự kiểm tra PCCC.
Căn cứ: điểm g và điểm h khoản 1 Điều 4, điểm đ khoản 2 Điều 13, khoản 1 và khoản 2 Điều 14 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 10 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Nhóm G — Thiết bị và bảo dưỡng
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Sổ theo dõi phương tiện PCCC, CNCH | Sổ ghi từng lần bảo quản, bảo dưỡng: hôm nào kiểm bình chữa cháy, nạp lại, thay ắc-quy đèn thoát nạn. Tài liệu bắt buộc trong hồ sơ | Người được phân công quản lý phương tiện ghi | Ngay sau mỗi lần bảo quản, bảo dưỡng |
| Hợp đồng bảo trì và biên bản nghiệm thu bảo dưỡng hệ thống báo cháy, chữa cháy | Tài liệu đoàn dùng để kết luận đã hay chưa bảo dưỡng | Đơn vị bảo trì lập, cơ sở ký và giữ | Sau mỗi kỳ bảo dưỡng theo hợp đồng |
| Tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn vận hành; giấy tờ chứng minh nguồn gốc phương tiện | Để người trực biết bấm nút nào và đối chiếu thiết bị lắp thật với thiết kế | Nhà cung cấp giao, cơ sở giữ | Mỗi lần thay, bổ sung thiết bị |
| Tài liệu thiết bị truyền tin báo cháy và bằng chứng đã kết nối hệ thống Cơ sở dữ liệu | Chứng minh đã trang bị và duy trì kết nối đúng lộ trình | Đơn vị cung cấp dịch vụ truyền tin và cơ sở | Khi lắp đặt, thay thiết bị, sau khi khắc phục gián đoạn |
Mức phạt cho lỗi để thiết bị hỏng cao hơn hẳn lỗi giấy tờ: bảo dưỡng không đúng nội dung phạt 3–5 triệu; không bảo dưỡng hệ thống báo cháy hay chữa cháy phạt 10–20 triệu; không duy trì hoạt động của thiết bị thuộc hệ thống phạt 10–20 triệu; không duy trì cả hệ thống phạt 40–50 triệu.
Một cuốn sổ theo dõi ghi đầy đủ và một hợp đồng bảo trì đang chạy là hai thứ rẻ nhất để tránh các mức phạt trên — xem dịch vụ bảo trì hệ thống PCCC. Cách tự soát giữa hai kỳ bảo trì xem bài tự kiểm tra hệ thống báo cháy và tự kiểm tra đèn exit và lối thoát nạn.
Căn cứ: điểm e khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 6, Điều 7 và Điều 8 Thông tư 36/2025/TT-BCA; Điều 21 và Điều 22 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, khoản 2 Điều 21 được sửa đổi bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP.
Nhóm H — Bảo hiểm cháy nổ bắt buộc
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập / ai cấp | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc — chỉ áp dụng với cơ sở thuộc diện phải mua | Bằng chứng cơ sở đã mua đúng loại, đúng đối tượng, đúng mức phí | Doanh nghiệp bảo hiểm cấp | Mỗi kỳ tái tục. Kiểm hạn ít nhất một lần mỗi quý |
| Chứng từ nộp phí bảo hiểm (nên lưu kèm) | Đề phòng trường hợp cần chứng minh mức phí đã nộp đúng quy định | Doanh nghiệp bảo hiểm cấp | Mỗi lần nộp phí |
Một điểm vừa thay đổi: mua bảo hiểm không đủ đối tượng hoặc không đúng mức phí nay phạt 10–15 triệu và còn bị buộc phải mua. Không mua: Nhóm 2 phạt 30–40 triệu, Nhóm 1 phạt 40–50 triệu. Cơ sở nào phải mua và phí bao nhiêu — xem bảo hiểm cháy nổ bắt buộc.
Căn cứ: điểm i khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 17 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, điểm a khoản 1 được sửa đổi và khoản 5 được bổ sung bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP.
Nhóm I — Hồ sơ làm việc với cơ quan chức năng
| Tài liệu | Dùng để làm gì | Ai lập | Khi nào cập nhật |
|---|---|---|---|
| Phiếu thông tin của cơ sở — Mẫu PC01 | Bản khai lý lịch cơ sở: diện tích, chiều cao, số người, ngành nghề, thiết bị | Cơ sở kê khai | Khi thông tin thực tế thay đổi |
| Biên bản kiểm tra về PCCC — Mẫu PC03 của UBND cấp xã, cơ quan Công an hoặc cơ quan chuyên môn về xây dựng | Việc đầu tiên đoàn lần sau làm là mở biên bản lần trước đối chiếu | Đoàn kiểm tra lập, cơ sở giữ một bản | Sau mỗi lần kiểm tra |
| Văn bản kiến nghị khắc phục kèm bằng chứng đã khắc phục | Chứng minh không để tồn đọng kiến nghị: ảnh trước – sau, hóa đơn, biên bản nghiệm thu | Cơ quan quản lý ra văn bản; cơ sở lập hồ sơ khắc phục | Ngay khi khắc phục xong từng nội dung |
| Biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt, tạm đình chỉ / đình chỉ / phục hồi hoạt động (nếu có) | Lưu đủ kèm biên lai nộp phạt và bằng chứng đã khắc phục | Người có thẩm quyền ra quyết định | Ngay khi phát sinh |
| Thông báo kết quả xác minh, giải quyết vụ cháy (nếu có) | Áp dụng nếu cơ sở từng xảy ra cháy và đã báo cơ quan chức năng | Cơ quan Công an | Khi nhận được |
Không thực hiện kiến nghị khắc phục là lỗi bị phạt riêng — 3–5 triệu, tách khỏi lỗi gốc. Có thể bị phạt hai lần cho cùng một chuyện: một lần cho vi phạm, một lần cho việc được nhắc rồi mà không sửa. Cách tránh: mỗi kiến nghị kẹp một tờ giấy phía sau, sửa xong nội dung nào thì ghi ngày và kẹp bằng chứng vào.
Mấy điểm cần nhớ về cả bộ hồ sơ
Không phải cơ sở nào cũng cần đủ 14 loại. Hai loại chỉ áp dụng cho công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế: văn bản thẩm định thiết kế kèm văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu (pháp luật gộp chung một mục), và bản vẽ hoàn công. Bốn loại chỉ phát sinh khi có sự việc: thông báo kết quả xác minh vụ cháy, biên bản kiểm tra, biên bản vi phạm và quyết định xử phạt, văn bản phân công người đi kiểm tra. Tám loại còn lại cơ sở nào cũng phải có — trừ giấy bảo hiểm, chỉ bắt buộc với cơ sở thuộc diện phải mua.
Về hình thức lưu: được lưu bản giấy, bản điện tử, hoặc kết hợp. Nhưng có 5 loại phải giữ tối thiểu 05 năm kể từ năm lập: biên bản tự kiểm tra, báo cáo PC04, giấy chứng nhận bảo hiểm cháy nổ, thông báo kết quả xác minh vụ cháy, và các biên bản – quyết định xử phạt.
Toàn bộ mẫu PC01 đến PC23 tải bản Word tại bộ biểu mẫu PCCC theo Nghị định 105/2025.
Căn cứ: khoản 1, khoản 2 và khoản 4 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP.
3. Ba mẫu quan trọng nhất và cách điền
Trong 14 loại tài liệu ở trên, có ba mẫu sinh ra đều đặn và bị soi kỹ nhất: PC02 (biên bản tự kiểm tra), PC04 (báo cáo định kỳ), PC06 (phương án chữa cháy). Nắm được ba mẫu này là nắm được phần lớn công việc hồ sơ hằng năm. Dưới đây là tóm tắt nhanh cho từng mẫu; toàn bộ nội dung chi tiết — từng đầu mục phải ghi trong PC02, từng nội dung bắt buộc trong PC04, từng phần của phương án PC06 — có trong file hướng dẫn tải về.
⬇ Tải hướng dẫn điền PC02/PC04/PC06 (PDF, 5 trang) ⬇ Tải bản Word (.docx)
3.1. Mẫu PC02 — Biên bản tự kiểm tra về PCCC
Dùng khi nào: kết thúc mỗi lần tự kiểm tra định kỳ — Phụ lục II 6 tháng/lần, Phụ lục I 1 năm/lần. Ai ký: người kiểm tra (chủ cơ sở hoặc người được phân công, đã tập huấn). Nộp cho ai: không nộp — lưu tại cơ sở, tổng hợp vào PC04. Giữ bao lâu: tối thiểu 5 năm.
Phần kết quả kiểm tra là phần hay bị viết qua loa nhất: phải ghi đủ 8 đầu mục (trang bị phương tiện, duy trì hoạt động — phần quan trọng nhất, thiết bị truyền tin báo cháy, an toàn nguồn lửa/nhiệt, khoảng cách PCCC, giải pháp thoát nạn, chấp hành nội quy, khắc phục tồn tại kỳ trước), và phần kiến nghị phải ghi thời hạn khắc phục cụ thể chứ không viết chung chung. Chi tiết từng đầu mục nên ghi gì, xem trong file tải về.
Ba sai sót hay gặp: kỳ nào cũng ghi “bảo đảm theo quy định”; người ký không phải người được phân công; lập biên bản dồn cục thay vì đúng kỳ.
3.2. Mẫu PC04 — Báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC, CNCH
Dùng khi nào: kết thúc mỗi kỳ báo cáo — Phụ lục II 6 tháng/lần, Phụ lục I 1 năm/lần. Nộp cho ai: Phụ lục II → Phòng Cảnh sát PCCC/CNCH hoặc cơ quan chuyên môn xây dựng; Phụ lục I → UBND cấp xã (hoặc cập nhật hệ thống Cơ sở dữ liệu). Hạn nộp: Phụ lục II trước 15/6 và 15/12; Phụ lục I trước 15/12. Giữ bao lâu: tối thiểu 5 năm.
Báo cáo phải có đủ 5 nội dung bắt buộc — thiếu một nội dung coi như hồ sơ thiếu tài liệu: trách nhiệm PCCC của người đứng đầu, kết quả tự kiểm tra định kỳ, bảo quản/bảo dưỡng phương tiện, mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc (hoặc ghi rõ không thuộc diện), và sơ hở/thiếu sót/vi phạm kèm cam kết thời hạn khắc phục. Cách viết đủ cho từng nội dung, xem trong file tải về.
Gửi rồi phải giữ được bằng chứng đã gửi — dấu công văn đến, biên nhận bưu điện, hoặc ảnh chụp xác nhận hệ thống. Gửi muộn phạt 3–5 triệu, không gửi phạt 5–10 triệu.
3.3. Mẫu PC06 — Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở
Dùng khi nào: lập một lần khi đi vào hoạt động, cập nhật khi có thay đổi. Ai ký: người đứng đầu cơ sở tự phê duyệt — không cần xin duyệt. Nộp cho ai: lưu tại cơ sở. Thực tập: ít nhất 1 lần/năm.
Phương án phải có đủ 5 phần: thông tin cơ sở, tính chất nguy hiểm kèm sơ đồ thoát nạn, số điện thoại các cơ quan cần báo, tình huống cháy giả định trong và ngoài giờ làm việc, và lưu ý an toàn với hàng hóa nguy hiểm. Đừng chọn tình huống giả định dễ — chọn chỗ xấu nhất của cơ sở vào lúc khó nhất, để buổi thực tập thật sự phát hiện ra vấn đề. Không cập nhật phương án khi cơ sở thay đổi bị phạt 3–5 triệu. Nộp dung đầy đủ 5 phần và cách viết từng phần, xem trong file tải về.
Căn cứ: Mẫu số PC02, PC04, PC06 kèm theo Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 14, Điều 15 và Điều 16 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 7 Thông tư 36/2025/TT-BCA.
Khi cơ sở cần lấy ý kiến cơ quan Công an về một nội dung PCCC cụ thể, dùng mẫu công văn đề nghị tham gia ý kiến về PCCC réi lưu bản gửi vào cặp hồ sơ.
4. Lịch cập nhật hồ sơ trong 12 tháng
Hồ sơ hỏng chủ yếu vì không ai nhớ việc gì phải làm lúc nào. Bảng dưới là lịch mẫu cho cơ sở thuộc Phụ lục II — nhóm phải làm dày nhất. Cơ sở còn lại thuộc Phụ lục I thì bỏ hết việc của tháng 5 và tháng 6, chỉ giữ chu kỳ cuối năm.
| Tháng | Việc phải làm | Sinh ra giấy tờ nào | Nhóm |
|---|---|---|---|
| Hằng tháng (cố định một ngày) | Đi một vòng: lối thoát nạn, bình chữa cháy, đèn chiếu sáng sự cố, tủ điện, khu vực nguy hiểm nhất | Phiếu tự kiểm tra thường xuyên (mẫu cơ sở tự đặt) | F |
| Tháng 1 | Rà hồ sơ đầu năm: ai đã nghỉ việc, quyết định nào cần làm mới, giấy nào sắp hết hạn | Quyết định thay thế thành viên đội; văn bản phân công mới | B |
| Tháng 2–3 | Bảo dưỡng hệ thống báo cháy, chữa cháy; kiểm bình chữa cháy; cắt điện thử đèn thoát nạn | Biên bản bảo dưỡng; ghi vào sổ theo dõi phương tiện | G |
| Tháng 4 | Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hằng năm cho người đã được huấn luyện | Kế hoạch, danh sách ký tên, ảnh buổi bồi dưỡng | D |
| Tháng 5 | Tự kiểm tra định kỳ kỳ 1 theo đủ các đầu mục của PC02 | Biên bản PC02 kỳ 1 | F |
| Đầu tháng 6 — hạn trước 15/6 | Soạn và gửi báo cáo PC04 kỳ 1, hoặc cập nhật lên hệ thống dữ liệu | Báo cáo PC04 + bằng chứng đã gửi | F |
| Tháng 7–8 | Rà lại phương án chữa cháy và nội quy xem còn đúng thực tế không | Phương án cập nhật; nội quy sửa đổi (nếu có) | E, C |
| Tháng 9 | Thực tập phương án chữa cháy | Kế hoạch, biên bản, danh sách tham gia, ảnh | E |
| Tháng 10 | Bảo dưỡng kỳ 2; kiểm hạn bảo hiểm cháy nổ và tái tục nếu sắp hết | Biên bản bảo dưỡng; giấy chứng nhận bảo hiểm mới | G, H |
| Tháng 11 | Tự kiểm tra định kỳ kỳ 2, đối chiếu biên bản kỳ 1 xem tồn tại cũ đã sửa chưa | Biên bản PC02 kỳ 2 | F |
| Đầu tháng 12 — hạn trước 15/12 | Gửi báo cáo PC04 kỳ 2. Đây cũng là hạn duy nhất trong năm với cơ sở không thuộc Phụ lục II | Báo cáo PC04 + bằng chứng đã gửi | F |
| Cuối tháng 12 | Đóng tập hồ sơ năm: đánh số mục lục, ghi ngày ngoài bìa, sao lưu bản mềm | Trang mục lục cập nhật | Bìa hồ sơ |
| Bất kỳ lúc nào cơ sở thay đổi | Cải tạo, ngăn phòng, đổi công năng, đổi chủ, đổi người đứng đầu, thêm bớt thiết bị | Cập nhật phương án, nội quy, phiếu thông tin cơ sở; và cập nhật lên hệ thống dữ liệu trong 03 ngày | Nhiều nhóm |
| 5 năm một lần | Huấn luyện nghiệp vụ lại từ đầu cho các đối tượng thuộc diện | Văn bản thông báo kết quả huấn luyện mới | D |
Mẹo nhỏ nhưng hiệu quả: đặt 4 lịch nhắc trên điện thoại — 1/5, 1/6, 1/11, 1/12. Mỗi lần nhắc là có một tuần thong thả để làm, thay vì làm vội vào ngày 14.
5. Sắp hồ sơ thế nào để 5 phút là lấy được thứ đoàn hỏi
Bốn nguyên tắc
- Một nhóm — một bìa còng. Dùng đúng 9 nhóm A đến I ở mục 2, dán nhãn to ngoài gáy. Cơ sở nhỏ có thể gộp thành một cặp lớn với 9 tab phân cách màu.
- Trang đầu tiên là mục lục. Một trang A4 liệt kê đủ các loại tài liệu, mỗi dòng ghi: có / không áp dụng / đang thiếu, kèm ngày của bản mới nhất.
- Ghi ngày cập nhật gần nhất ngoài bìa bằng bút dạ: “Cập nhật lần cuối: 12/12/2026”.
- Bản mềm lưu song song, cấu trúc thư mục giống hệt 9 nhóm, để ở hai nơi và trên tài khoản của cơ sở chứ không phải tài khoản cá nhân của nhân viên. Đây là thứ cứu anh/chị khi người giữ hồ sơ nghỉ việc mang theo chìa khóa tủ — tình huống dẫn tới lỗi “không xuất trình được hồ sơ”, phạt 3–5 triệu dù hồ sơ nằm ngay trong tủ.
Bảng tra nhanh: đoàn hỏi câu này thì mở mục nào
| Đoàn hỏi | Mở nhóm | Đưa ra tài liệu nào |
|---|---|---|
| “Ai phụ trách PCCC ở đây?” | B | Quyết định lập đội hoặc văn bản phân công + danh sách |
| “Những người này đã đi học nghiệp vụ chưa?” | D | Văn bản thông báo kết quả huấn luyện + hồ sơ bồi dưỡng năm nay |
| “Kỳ vừa rồi cơ sở tự kiểm tra chưa?” | F | Biên bản PC02 gần nhất |
| “Báo cáo kỳ này gửi chưa, gửi ngày nào?” | F | Bản lưu PC04 + bằng chứng đã gửi |
| “Hệ thống này bảo dưỡng lần cuối khi nào?” | G | Sổ theo dõi phương tiện + biên bản bảo dưỡng gần nhất |
| “Lần trước chúng tôi nhắc mấy nội dung, đã sửa chưa?” | I | Biên bản kiểm tra lần trước + hồ sơ khắc phục kèm ảnh |
| “Công trình này có nghiệm thu về PCCC chưa?” | A | Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu — hoặc trình bày rõ cơ sở không thuộc diện phải thẩm định |
| “Đã khai báo lên hệ thống dữ liệu chưa?” | G | Ảnh chụp màn hình đã khai báo + tài liệu thiết bị truyền tin |
Trình tự một buổi kiểm tra diễn ra thế nào, xem ví dụ ở bài kiểm tra PCCC tại xưởng gỗ; tài liệu nghiệp vụ gốc xem chuyên đề về công tác kiểm tra PCCC.
6. Mười sai sót về hồ sơ hay bị nhắc nhất
Danh sách này xếp theo mức độ hay gặp, không phải theo mức phạt.
| Sai sót | Vì sao thành vấn đề | Sửa thế nào |
|---|---|---|
| Có hệ thống báo cháy, chữa cháy nhưng không có biên bản bảo dưỡng nào | Không có giấy thì mặc nhiên bị coi là chưa bảo dưỡng. Phạt 10–20 triệu | Ký hợp đồng bảo trì; mỗi lần xong lấy biên bản và ghi vào sổ theo dõi |
| Quyết định thành lập đội từ nhiều năm trước, người trong danh sách đã nghỉ gần hết | Đội tồn tại trên giấy nhưng không có thật; khi cháy không ai biết mình có nhiệm vụ gì | Rà danh sách tháng 1 hằng năm và mỗi khi có người nghỉ, ra quyết định thay thế ngay |
| Phương án chữa cháy không cập nhật sau khi cải tạo — sơ đồ còn là mặt bằng cũ | Chỉ sai đường thoát nạn thôi cũng đủ vô dụng trong tình huống thật. Phạt 3–5 triệu | Mỗi lần ngăn phòng, bịt cửa, đổi công năng là sửa phương án ngay hôm đó |
| Không lưu bằng chứng đã gửi báo cáo | Về mặt hồ sơ tương đương với chưa gửi. Không gửi báo cáo phạt 5–10 triệu | Kẹp biên nhận bưu điện, dấu công văn đến, hoặc ảnh màn hình đã cập nhật |
| Huấn luyện xong không lưu văn bản thông báo kết quả | Dùng người chưa có văn bản thông báo kết quả làm nhiệm vụ PCCC phạt 6–8 triệu | Sau mỗi khóa xin đủ văn bản: một bản giấy cất nhóm D, một bản mềm |
| Nội quy chung chung, chép mẫu, không đúng đặc điểm cơ sở | Phạt 1–3 triệu. Nội quy sai thì người lao động cũng chẳng theo được | Viết lại theo đúng thứ cơ sở mình có: bếp gas, kho sơn, chỗ sạc xe điện, máy hàn |
| Biên bản tự kiểm tra kỳ nào cũng ghi “bảo đảm theo quy định” | Làm mất giá trị của chính việc tự kiểm tra; đoàn thường soi kỹ hơn khi thấy vậy | Ghi thật những gì thấy kèm thời hạn khắc phục; kỳ sau ghi rõ đã sửa xong |
| Không lưu hồ sơ khắc phục kiến nghị của lần kiểm tra trước | Là lỗi riêng, phạt 3–5 triệu, cộng thêm vào lỗi gốc | Mỗi kiến nghị một trang: nội dung, ngày sửa, ảnh trước – sau, hóa đơn |
| Bảo hiểm cháy nổ hết hạn mà không ai biết, hoặc mua thiếu hạng mục | Mua không đủ đối tượng hoặc sai mức phí phạt 10–15 triệu; không mua phạt 30–50 triệu | Đặt nhắc trước hạn 45 ngày; rà lại danh mục hạng mục mỗi khi cơ sở mở rộng |
| Hồ sơ đúng nhưng không xuất trình được — người giữ nghỉ, tủ khóa, file trong máy nhân viên cũ | Phạt 3–5 triệu cho một chuyện hoàn toàn không đáng | Hai người biết chỗ chìa khóa; bản mềm để trên tài khoản của cơ sở |
Bảng mức phạt đầy đủ cho mọi hành vi xem tại mức xử phạt vi phạm PCCC mới nhất.
Căn cứ: Điều 3 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, khoản 6 và khoản 7 được bổ sung bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP.
7. Khai báo và cập nhật dữ liệu lên hệ thống Cơ sở dữ liệu về PCCC
Đây là phần mới so với cách hiểu cũ về hồ sơ. Trước kia hồ sơ là tập giấy trong tủ; bây giờ có thêm một phần nằm trên hệ thống dữ liệu của cơ quan Công an, và phần đó cũng bị kiểm tra như giấy tờ.
Hệ thống này là gì
Nói gọn, đó là cơ sở dữ liệu dùng chung toàn quốc do Bộ Công an quản lý, gồm ba phần: máy chủ tại cơ quan Công an; thiết bị truyền tin báo cháy lắp tại cơ sở; và phần mềm khai báo để cơ sở tự kê khai.
Cơ sở phải làm gì
| Việc | Nội dung | Thời hạn |
|---|---|---|
| Khai báo lần đầu | Kê khai thông tin cơ sở vào phần mềm khai báo, chịu trách nhiệm về tính chính xác | Không quá 03 ngày kể từ ngày hoàn thành trang bị và kết nối thiết bị truyền tin báo cháy |
| Cập nhật khi có thay đổi | Bất cứ thông tin nào khác với lần khai trước | Hoàn thành trong không quá 03 ngày |
| Trang bị và duy trì thiết bị truyền tin | Người đứng đầu cơ sở thuộc Phụ lục I trang bị, duy trì và tự chi trả chi phí | Hoàn thành trang bị và kết nối trước ngày 01/7/2027 |
Khai những gì? Phần lớn là thông tin đã có trong hồ sơ giấy: tên cơ sở, địa chỉ, người đứng đầu, ngành nghề, quy mô từng hạng mục; phương tiện PCCC đã trang bị; lực lượng PCCC; đường giao thông và nguồn nước chữa cháy; tình hình chấp hành pháp luật; tình hình cháy nổ đã xảy ra; và báo cáo trực tuyến công tác PCCC của cơ sở.
Dòng cuối cùng là chỗ hai việc gặp nhau: cập nhật báo cáo lên hệ thống có thể thay cho việc gửi bản giấy PC04. Chọn cách này thì nhớ chụp màn hình xác nhận để lưu vào hồ sơ.
Chế tài
| Hành vi | Mức phạt (cá nhân) |
|---|---|
| Khai báo không đầy đủ thông tin của cơ sở | Cảnh cáo hoặc 0,5–1 triệu |
| Không cập nhật khi cơ sở có thay đổi so với thông tin đã khai; không chi trả chi phí duy trì thiết bị truyền tin | 1–3 triệu |
| Không khai báo thông tin của cơ sở lên hệ thống | 5–10 triệu |
| Cố ý ngắt kết nối hoặc không khắc phục hư hỏng làm mất kết nối | 10–15 triệu |
| Không trang bị thiết bị truyền tin báo cháy, hoặc có trang bị mà không kết nối với hệ thống | 20–30 triệu |
Về mốc 01/7/2027: đây là hạn hoàn thành trang bị và kết nối thiết bị truyền tin, chi phí do cơ sở tự chịu. Cơ sở chưa có hệ thống báo cháy tự động nên hỏi cơ quan quản lý địa bàn trước khi bỏ tiền, vì thiết bị truyền tin cần tín hiệu từ hệ thống báo cháy để mà truyền đi. Làm đúng thứ tự: hệ thống báo cháy trước, thiết bị truyền tin sau.
Cơ sở đang cân nhắc lắp mới hệ thống báo cháy có thể tra bảng đối chiếu hệ thống báo cháy tự động xem mình thuộc diện phải lắp loại nào, và xem một phương án ít phải đục phá là hệ thống báo cháy không dây.
Căn cứ: điểm a khoản 3 Điều 24, điểm b khoản 1 Điều 25, khoản 1 và khoản 2 Điều 26, khoản 2 Điều 27 Nghị định 105/2025/NĐ-CP; Điều 28 Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
8. Cơ sở nhỏ, mới mở thì bắt đầu từ đâu
Nếu anh/chị vừa mở cơ sở và chưa có tờ giấy nào về PCCC, danh sách 14 loại tài liệu ở trên nhìn khá nản. Thực tế chỉ cần 6 việc trong tuần đầu là đã có bộ khung; phần còn lại bổ sung dần theo lịch ở mục 4.
| Ngày | Việc | Kết quả cầm được trên tay |
|---|---|---|
| Ngày 1 | Xác định cơ sở mình thuộc diện nào — có thuộc Phụ lục I không, có nằm trong Phụ lục II không. Điều này quyết định chu kỳ tự kiểm tra, số lần báo cáo và việc có phải mua bảo hiểm | Một tờ ghi rõ: thuộc Phụ lục nào, nhóm mấy, ai là cơ quan quản lý trực tiếp |
| Ngày 2 | Ban hành nội quy PCCC viết đúng thứ cơ sở mình có, và niêm yết ở chỗ dễ thấy, kèm biển cấm lửa và biển chỉ dẫn thoát nạn | Quyết định ban hành + bản nội quy đã dán + ảnh chụp vị trí dán |
| Ngày 3 | Ra văn bản phân công người làm nhiệm vụ PCCC, hoặc quyết định thành lập đội nếu thuộc diện phải lập | Văn bản có chữ ký người đứng đầu + danh sách |
| Ngày 4 | Đăng ký cho người thuộc diện đi huấn luyện nghiệp vụ — ít nhất là chủ cơ sở và người vừa được phân công. Cần thời gian nên đăng ký sớm | Giấy đăng ký, lịch học. Văn bản thông báo kết quả sẽ có sau khóa |
| Ngày 5 | Xây dựng phương án chữa cháy theo Mẫu PC06 và tự phê duyệt: vẽ sơ đồ mặt bằng, đánh dấu lối thoát nạn, vị trí bình chữa cháy, chỗ lấy nước | Bản phương án có chữ ký phê duyệt của chính mình |
| Ngày 6 | Mở sổ theo dõi phương tiện và tự kiểm tra lần đầu: đếm bình chữa cháy, ghi vị trí, thử đèn thoát nạn, ghi hết vào biên bản | Sổ theo dõi có trang đầu + biên bản tự kiểm tra đầu tiên |
| Ngày 7 | Mua cặp còng, chia 9 tab theo 9 nhóm ở mục 2, kẹp hết vào, làm mục lục, ghi ngày ngoài bìa | Bộ hồ sơ PCCC đã có hình hài |
Sau tuần đầu còn ba việc làm sớm: xem cơ sở có thuộc diện phải mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc không; đòi bên bán hoặc bên cho thuê giao lại bộ giấy tờ pháp lý nếu công trình thuộc diện phải thẩm định thiết kế; và ký hợp đồng bảo trì cho hệ thống PCCC có sẵn.
Nếu anh/chị đi thuê mặt bằng: hỏi bên cho thuê ngay khi đàm phán hợp đồng ba việc — công trình có thuộc diện phải thẩm định thiết kế và nghiệm thu về PCCC không, giấy tờ ở đâu; hệ thống PCCC hiện có do ai bảo trì; cơ sở đã khai báo lên hệ thống dữ liệu chưa. Theo quy định hiện hành, người thuê cũng chịu trách nhiệm theo phần việc của mình.
Mở trung tâm ngoại ngữ, trung tâm dạy thêm hay nhóm trẻ tư thục: xem bản rút gọn theo đúng loại hình này tại PCCC cho cơ sở giáo dục nhỏ.
9. Giải nghĩa nhanh các từ hay gặp
| Từ | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Hồ sơ PCCC | Tập tài liệu do cơ sở tự lập và tự giữ, chứng minh đã làm những việc bắt buộc về phòng cháy. Hiện gồm 14 loại, không phải cơ sở nào cũng cần đủ cả 14 |
| Người đứng đầu cơ sở | Người chịu trách nhiệm cao nhất — chủ hộ kinh doanh, giám đốc công ty, chủ nhà xưởng. Là người pháp luật hỏi đến khi có chuyện |
| Phụ lục I | Danh sách cơ sở thuộc diện Nhà nước quản lý về PCCC. Có tên trong đây là phát sinh nghĩa vụ hồ sơ, tự kiểm tra, báo cáo |
| Phụ lục II | Danh sách con của Phụ lục I, gồm cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ, chia Nhóm 1 và Nhóm 2. Nhóm này tự kiểm tra 6 tháng/lần và báo cáo 2 lần mỗi năm |
| Kiểm tra thường xuyên | Cơ sở tự đi soát giữa hai kỳ định kỳ. Chủ cơ sở tự quyết thời gian và cách ghi, không thưa hơn một tháng một lần |
| Kiểm tra định kỳ | Tự kiểm tra theo kỳ, kết thúc phải lập biên bản Mẫu PC02. Khác hoàn toàn với việc đoàn cơ quan quản lý đến kiểm tra |
| PC01 · PC02 · PC03 · PC04 | Tên các mẫu in sẵn: PC01 phiếu thông tin cơ sở · PC02 biên bản tự kiểm tra (cơ sở lập, lưu tại chỗ) · PC03 biên bản do đoàn kiểm tra lập · PC04 báo cáo kết quả công tác, phải gửi lên cơ quan quản lý |
| PC06 | Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở. Lưu ý: số hiệu PC17 mà nhiều người quen dùng là theo bộ mẫu cũ; PC17 bây giờ là văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC |
| Thẩm định thiết kế về PCCC | Cơ quan có thẩm quyền xem xét bản vẽ phần PCCC trước khi xây hoặc cải tạo. Chỉ áp dụng với công trình thuộc danh mục quy định |
| Sổ theo dõi phương tiện PCCC, CNCH | Sổ ghi từng lần bảo quản, bảo dưỡng phương tiện. Là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ |
| Thiết bị truyền tin báo cháy | Hộp nối vào hệ thống báo cháy, tự gửi tín hiệu về hệ thống Cơ sở dữ liệu khi cháy. Xem giải thích đầy đủ và thông số kỹ thuật |
| Huấn luyện / bồi dưỡng nghiệp vụ | Huấn luyện là học lần đầu, 5 năm học lại một lần. Bồi dưỡng là học nhắc lại, mỗi năm một lần. Thiếu vế nào cũng bị phạt |
| CNCH | Cứu nạn, cứu hộ. Xem giải thích đầy đủ tại CNCH là gì? |
Muốn tra thêm các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến từng hệ thống, anh/chị xem hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn PCCC hiện hành.
10. Câu hỏi hay gặp
Cơ sở em nhỏ, chỉ có 5 người, có phải lập hồ sơ PCCC không?
Nghĩa vụ lập hồ sơ gắn với việc cơ sở có thuộc danh mục quản lý về PCCC hay không, không gắn với số người. Có tên trong danh mục thì vẫn phải lập, chỉ là bộ hồ sơ mỏng hơn: không có nhóm giấy tờ thẩm định thiết kế, thay quyết định thành lập đội bằng văn bản phân công người phụ trách.
Thuê công ty dịch vụ làm hồ sơ hộ có được không?
Được, và nên làm nếu anh/chị không rành — họ soạn giúp nội quy, phương án, sổ theo dõi, hướng dẫn cách ghi biên bản. Nhưng trách nhiệm trước pháp luật vẫn là của người đứng đầu cơ sở: biên bản tự kiểm tra vẫn do cơ sở lập và người của cơ sở ký, và người bị hỏi đến khi có chuyện là chủ cơ sở.
Hồ sơ lưu bản mềm có được không, hay bắt buộc phải in ra?
Được. Quy định cho phép lưu bản giấy, bản điện tử, hoặc kết hợp cả hai. Thực tế nên làm cả hai: bản giấy để đưa ngay khi đoàn đến, bản mềm để phòng mất. Riêng năm loại — biên bản tự kiểm tra, báo cáo PC04, giấy bảo hiểm, thông báo kết quả xác minh vụ cháy, giấy tờ xử phạt — phải giữ tối thiểu 05 năm.
Một năm phải nộp báo cáo PC04 mấy lần?
Tùy nhóm. Cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ thuộc Phụ lục II: hai lần, trước 15/6 và trước 15/12. Cơ sở còn lại thuộc Phụ lục I: một lần, trước 15/12, gửi UBND cấp xã. Có thể thay bản giấy bằng cập nhật lên hệ thống Cơ sở dữ liệu. Gửi muộn phạt 3–5 triệu, không gửi phạt 5–10 triệu — tổ chức gấp đôi.
Biên bản tự kiểm tra PC02 có phải nộp cho cơ quan nào không?
Không. PC02 lập xong thì lưu trong hồ sơ của cơ sở, xuất trình khi được kiểm tra; kết quả sẽ được tóm tắt trong báo cáo PC04 để gửi lên. Nhiều cơ sở nhầm hai việc này thành một, dẫn tới làm PC02 mà quên PC04, hoặc mang PC02 đi nộp rồi không giữ bản nào.
Phương án chữa cháy có phải mang đi xin cơ quan Công an phê duyệt không?
Không. Người đứng đầu cơ sở tự tổ chức xây dựng và tự phê duyệt theo Mẫu PC06. Việc cần làm sau đó là thực tập ít nhất một lần mỗi năm và cập nhật phương án mỗi khi cơ sở thay đổi. Không xây dựng phương án phạt 20–25 triệu; không tổ chức thực tập phạt 15–20 triệu.
Cơ sở em mới đổi người đứng đầu, phải làm lại những giấy tờ nào?
Ít nhất bốn thứ: cập nhật phiếu thông tin cơ sở; ký lại văn bản phân công người làm nhiệm vụ PCCC; cập nhật thông tin người đứng đầu trong phương án chữa cháy; và cập nhật lên hệ thống Cơ sở dữ liệu trong không quá 03 ngày. Nếu người đứng đầu mới chưa được huấn luyện nghiệp vụ thì phải đăng ký đi học.
Đoàn kiểm tra phát hiện hồ sơ thiếu một hai loại giấy thì có bị phạt ngay không?
Hành vi “không đủ tài liệu trong hồ sơ” phạt 1–3 triệu với cá nhân, 2–6 triệu với tổ chức. Nhưng quan trọng hơn tiền phạt là những gì đi kèm: thiếu biên bản tự kiểm tra thường kéo theo kết luận chưa tự kiểm tra định kỳ (10–20 triệu); thiếu biên bản bảo dưỡng kéo theo kết luận chưa bảo dưỡng hệ thống (10–20 triệu). Lỗi hồ sơ thường là đầu mối dẫn tới các lỗi nặng hơn.
11. Cần người rà soát hồ sơ giúp?
Công ty CP Dịch vụ Kỹ thuật PCCC Việt Nam nhận rà soát hiện trạng hồ sơ PCCC, chỉ ra đang thiếu gì, soạn giúp bộ tài liệu khung, và bảo trì hệ thống báo cháy – chữa cháy để cơ sở có đủ biên bản hợp lệ theo từng kỳ. Chi phí tùy quy mô nên không có bảng giá cố định — anh/chị gọi để bên em khảo sát rồi báo giá.
Hotline: 0876 666 114 · 0983 299 529 (dự án) · 0909 406 866 (bảo trì)
Email: kinhdoanh@pccc.vn
Đọc thêm trong cùng chủ đề: tự kiểm tra bơm và bể nước chữa cháy · hệ thống điện phục vụ PCCC · bảng đối chiếu chiếu sáng sự cố và chỉ dẫn thoát nạn · tủ trung tâm báo cháy không dây WCP-1
Bài viết dựa trên Nghị định 105/2025/NĐ-CP, Nghị định 106/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 69/2026/NĐ-CP) và Thông tư 36/2025/TT-BCA — cập nhật ngày 21/8/2026. Quy định về PCCC đang thay đổi nhanh trong giai đoạn này; trước khi bỏ chi phí đầu tư hoặc khi có tình huống cụ thể, anh/chị nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan quản lý địa bàn.
Cập nhật bài viết nổi bật
Biện pháp thi công – hạng mục PCCC – Mẫu
Bảng đối chiếu hệ thống họng nước chữa cháy trong nhà
Bảng đối chiếu hệ thống chữa cháy tự động bằng nước – bọt
Biện pháp thi công – hạng mục PCCC – Mẫu
Bảng đối chiếu hệ thống họng nước chữa cháy trong nhà